マイクロソフト社が提供しているWeb会議ツール「Microsoft Teams」。Microsoft Officeを導入している企業にとっては親和性が高く作業の要領も変わらないので魅力的なWeb会議ツールであるといえます。そこでこの記事ではMicrosoft Teamsを使いこなすための便利機能についての解説と併せて解決できる課題について紹介しています。Web会議ツールの導入を検討している方には耳寄りな情報となっているのでぜひ参考になさってください。

Microsoft Teamsを使いこなすための5つの便利機能とは？
Microsoft Teamsを使いこなすためには便利機能について知っておく必要があります。便利機能は大きく5つあるので順を追って解説しましょう。

録画
Microsoft Teamsの会議には録画機能が備わっています。録画された会議はMicrosoft Streamというクラウドサービス上に自動的に保管されます。もちろん後でダウンロードすることも可能です。早送りや巻き戻しをすることができるので重要なシーンの確認にも役立ちます。会議の議事録作成にも力を発揮する機能です。

ホワイトボード
実際の会議でもよく使われるホワイトボード。Microsoft Teamsにも全く同じ機能のホワイトボードが用意されています。テキストや図形の挿入から写真の貼り付けなども行えます。Microsoft Teamsで会議を開く際にはこのホワイトボード機能がとても役立ちます。画面を保存する機能もあるので後から確認したい時には重宝するでしょう。

アプリ
Microsoft Teamsはさまざまなアプリを加えることが可能です。WordやExcel、OneNoteといったOffice製品はもちろん、You Tubeやタスク管理ツールなども導入すれば使うことができます。

コマンド
Microsoft Teamsには検索機能が備わっていますがコマンドを入力することによって特定の機能の検索を行うことができます。コマンドで呼び出すことができる機能は次の通りです。

コマンド機能
/activity他のユーザーのアクティビティを表示
/available 状態を[連絡可能]に設定
/away状態を[退席中]に設定
/brb状態を[一時退席中]に設定
/busy状態を[取り込み中]に設定
/call誰かと通話する
/chatクイックメッセージを担当者に送信する
/dnd状態を[応答不可]に設定
/files最近使用したファイルを表示
/findページ検索
/gotoチームまたはチャネルに移動
/helpヘルプを表示する
/joinチームに参加する
/keysキーボードショートカットを参照
/mentionsすべての@メンションを表示
/org他のユーザーの組織図を表示
/pop新しいウィンドウにチャットをポップアップ表示
/saved保存したリストを表示
/testcallテスト通話を開始
/whatsnew新機能を表示
/who指定した人の情報をWhoで調べる
/オフライン状態をオフライン表示に設定する
/未読未読のアクティビティをすべて表示する
 
なおコマンドは随時追加されるので時々チェックするようにしてください。

ファイルの共有
Microsoft Teamsではファイルの共有を行うことができます。リモートワークなどではとても役立つ機能です。Officeアプリを利用すれば離れていても共同で作業することが可能となります。やり方はとても簡単です。アプリバーの「ファイル」を開き「クラウドストレージ」を選択したら、そこに共有したいファイルをドラッグすれば終了です。またチャット画面で参加メンバーにファイルを送信することもできます。

便利機能を使いこなすことで解決できる課題とは？
どこの企業も何らかの課題を抱えているものです。しかし次のような課題であればMicrosoft Teamsの便利機能を使いこなすことで解決できるでしょう。
 
・データの共有が混乱している
・遠隔地との会議がうまくいかない
・複数のチャットツールを利用している
・セキュリティ面の不安がある
・必要なツールがないのでリモートワークが進まない
・社員間でのコミュニケーションが不足している
・ペーパーレス化が進まない
 
これらの課題は全てMicrosoft Teamsを導入することにより解決されます。