使い勝手のいい表計算アプリとしてユーザーが増えているGoogleスプレッドシート。既にお使いの方も多いと思いますが、意外と知らないGoogleスプレッドシートの便利機能について、ご紹介することにしましょう。

そもそもGoogleスプレッドシートとは？
Googleスプレッドシートとは、グーグルが提供している表計算アプリです。マイクロソフトのExcelに相当しますが、最大の違いはインストールせずに使えることでしょう。またExcelは有料版しかありませんが、Googleスプレッドシートは、グーグルアカウントさえ用意すれば無料で使うことができます。使い勝手もいいので、企業として導入するケースも増えています。 Excelの一歩先を行く表計算アプリと言っていいかもしれません。

Googleスプレッドシートの便利機能を5つご紹介
Googleスプレッドシートには、様々な便利機能が搭載されています。意外と知られていない便利機能を5つご紹介しましょう。既に利用されている方は、確認のために今一度チェックしてみて下さい。

共有するユーザーと同時に編集を行える
Googleスプレッドシートはクラウド型ツールです。スタンドアローンのExcelと違って、共有するユーザーが同時に編集を行うことができます。編集作業を行える共有ユーザーの数は50人で、閲覧のみであれば200人が参加できます。また共有ユーザーが編集作業を行っている際には、編集中のメンバーのステータスが表示されます。リアルタイムで編集作業を確認できるのも強みであると言えます。

豊富な「アドオン」が利用できる
Googleスプレッドシートでは、拡張機能である「アドオン」を利用することができます。アドオンをうまく使えば、Googleスプレッドシートの使い勝手が向上します。 アドオンには例えばフローチャートを作成する機能やデータ収集を行う機能。フォントを拡充する機能などが用意されています。グーグル以外のサードパーティーもアドオンを提供しているので、自分の使い道に合ったものを選ぶことができます。操作は簡単でメニューにある「アドオン」をクリックして、「アドオンを取得」で利用できます。

コメントを残すことができる
Googleスプレッドシートではセルにコメントを残すことができます。連絡事項があれば、この機能を使って知らせることが可能なので、円滑な意思疎通を図ることが可能です。なおコメントを残すと、コメントしたユーザーのステータスが表示されるので、誰のコメントなのか共有ユーザー全員が把握できます。もちろんコメントに対する返信も行えます。

過去のデータを復元できる
Googleスプレッドシートは書き込むと自動的にデータが保存されます。そして履歴が作成されるため、以前に遡って内容を確認することができます。また過去のデータの復元も可能なので安心して使えます。 共同編集を行った場合でもデータは自動保存されるので、最新の情報を確認することも容易です。

共有権限を設定できる
Googleスプレッドシートでは、スプレッドシートを作成したオーナーが、共有権限を設定できます。情報の公開範囲を共有ユーザーに限定することで高い秘匿性が得られます。これはビジネスにおいては極めて重要なことです。

＜まとめ＞
Googleスプレッドシートの便利な機能について見てきました。ほかにも共有ユーザーとのチャット機能など便利な機能はたくさんあります。また法人向けの有料版も用意されています。無料版よりも機能が豊富でセキュリティも強化されているので、企業として導入するのであればこちらの方がいいかもしれません。いずれにせよ、まずは無料版でその使い勝手を確認して下さい。